Проведение инвентаризации закреплено п. 1 ст. 13 Закона Республики Беларусь № 57-3 «О бухгалтерском учете и отчетности».
Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете закреплен Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180 «Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств и признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства финансов Республики Беларусь».
При этом порядок проведения инвентаризации активов и обязательств каждой отдельно взятой организации, ведущей в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, должен быть закреплен учетной политикой (п. 4 Закона Республики Беларусь № 57-3 «О бухгалтерском учете и отчетности»).
Т.о., порядок проведения инвентаризации, за исключением случаев, когда инвентаризация носит обязательный характер, утверждается руководителем организации.
Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
- при реорганизации или ликвидации организации;
- перед составлением годовой отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
- при возникновении чрезвычайных ситуаций;
- в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
Этапы проведения инвентаризации:
- Издание приказа о проведении инвентаризации.
Комментарий: приказом в т.ч. предусматривается создание инвентаризационной комиссии, если в организации отсутствует постоянно действующая комиссия.
- Предоставление в бухгалтерию до начала проведения инвентаризации приходных и расходных документов или отчетов о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности.
Комментарий: материально ответственные лица, а также лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение активов или доверенности на получение активов, дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все активы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
- Проведение инвентаризации: подсчет фактического наличия активов и учтенных обязательств.
- Документальное оформление итогов инвентаризации: составление инвентаризационной описи или актов инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах.
Комментарии:
на активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку на комиссию и др.), составляются отдельные описи;
по активам, которые на момент инвентаризации оказались непригодными к эксплуатации и неподлежащими восстановлению, а также нематериальным активам, подготовленным к выбытию, составляется отдельная опись с указанием причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.), а сами эти активы в местах хранения размещаются обособленно. В описи указывается время ввода в эксплуатацию, завоза, поставщик (если это возможно определить).
Инвентаризационные описи заполняются с применением технических средств или от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых активов и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров активов и общий итог фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
При автоматизированной обработке фактических данных и формировании инвентаризационных описей допускается указывать итоги на каждой странице цифрами.
Исправление ошибок (описок) производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи ставится отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица, которые принимали участие в непосредственном пересчете (перевесе) инвентаризуемых ценностей. В описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Инвентаризация проводится в сроки, утвержденные руководителя с учетом требований законодательства по случаям проведения инвентаризации и ее периодичности по конкретному объекту инвентаризации.
По окончании инвентаризации все материалы по ней передаются на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии (в крупных организациях) или руководителю организации (при отсутствии центральной инвентаризационной комиссии).
При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета.
По активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.
По результатам инвентаризации в сличительных ведомостях отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях. По каждому случаю выявленных отклонений комиссия берет объяснения от материально ответственных лиц.
Стоимость недостающих и излишне выявленных активов и обязательств в сличительной ведомости указывается в соответствии с законодательством.
По каждому случаю отклонений комиссия берет от материально ответственных лиц объяснительные.