Довольно часто при осуществлении текущей деятельности возникает необходимость в использовании личного автомобиля сотрудника. Каким образом нанимателю оформить взаимоотношения со своим работником в подобной ситуации?
В данном случае существует 2 варианта, подробная речь о которых пойдет ниже.
Вариант 1. Использование личного автотранспорта сотрудника в служебных целях.
Возможные пути оформления взаимоотношений Сотрудник-Наниматель при использовании автомобиля наемного лица в служебных целях:
- Включение соответствующего пункта в трудовой договор (контракт).
- Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту)
- Заключение отдельного договора об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Стоит отметить, что в случае использования личного автотранспорта в служебных целях не происходит переход права пользования и собственности к нанимателю, и сотрудник может продолжать использовать автомобиль в служебных целях.
Компенсация за износ
Согласно ст. 106 ТК РБ работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем. Однако это право, а не обязанность, поэтому сотрудник этим правом может и не воспользоваться, размер и порядок выплаты компенсации должны быть отражены в заключенном соглашении.
Для целей выплаты компенсации руководителем может быть издан соответствующий приказ.
В случае если использование автомобиля осуществляется не на постоянной основе, а периодически целесообразно составлять Акт об использовании автомобиля для нужд нанимателя. В акте отражается количество дней использования автомобиля и расчет компенсации.
Предприятием может быть самостоятельно разработан алгоритм документооборота для выплаты компенсации за износ.
Расходы на ГСМ
Сотрудник в праве получить компенсацию за топливо, израсходованное для нужд нанимателя, что также необходимо включить в договор об использовании автомобиля.
Согласно ч. 2 ст. 83 Постановления 133 от 12.11.2010 «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету запасов и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов» основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка.
Таким образом, для целей подтверждения расходов на ГСМ необходимо составление путевых листов или иных документов по учету работы автомобиля самостоятельно разработанных и утвержденных организацией. В самостоятельно разработанных формах учета работы автомобиля целесообразно отражать пробег с указанием показаний спидометра на начало и конец поездки только за время использования автомобиля в служебных целях.
Бухгалтерский учет
Поскольку при использовании личного автомобиля в служебных целях ни право пользования, ни право собственности не переходят к Нанимателю - учет автомобильного средства на балансе предприятия не производится, амортизация не начисляется.
Вариант 2. Аренда транспорта сотрудника.
Возможные пути оформления взаимоотношений:
- Заключение договора аренды.
- Заключения договора безвозмездного пользования имуществом.
В данном случае к нанимателю переходит право пользования имуществом. В течении периода действия договора работник теряет право на использование автомобиля в личных целях.
Выплаты по договору.
Сумма выплаченной арендной платы сотруднику признается его доходом и организация становится налоговым агентом и обязана исчислить и уплатить в бюджет подоходный налог 13%. Налоговой базой в данном случае выступает сумма фактически выплаченной арендной платы.
Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах на суммы арендной платы не начисляются.
При этом согласно ст. 615 Гражданского Кодекса РБ арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.
Расходы на ГСМ
Аналогично варианту 1 для учета расхода топлива и работы автомобиля организация использует путевые листы или самостоятельно разработанные формы учета.
Бухгалтерский учет
Полученное в аренду имущество продолжает оставаться в собственности арендодателя. Соответственно, стоимость этого объекта на баланс арендатора не принимается.
Полученные по договору аренды объекты основных средств учитываются у арендатора на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, указанной в договорах аренды (п.13 Инструкции № 26, п.79 Инструкции № 50).
ВАЖНО. Согласно ст. 11 Закона РБ от 05.01.2008 № 313-З «О дорожном движении» предрейсовые и иные медицинские обследования водителей механических транспортных средств, самоходных машин проводятся:
- юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими деятельность в области автомобильного транспорта, на осуществление которой требуется специальное разрешение (лицензия);
- юридическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке, переподготовке и повышению квалификации водителей механических транспортных средств, самоходных машин и лиц, обучающих управлению ими.